Ben jij…
die enthousiaste teamplayer die het als een uitdaging ziet om het vergaderproces van A tot Z te ondersteunenbij de gemeente Lelystad? Ben jij iemand die mensen graag helpt, ben je nauwkeurig en heb je verantwoordelijkheidsgevoel? Dan is deze functie iets voor jou!
Even voorstellen
De Griffie ondersteunt, informeert en adviseert 37 raadsleden en hun fractie-assistenten uit 13 politieke partijen. Samen zorgen zij dat de gemeenteraad zijn taak optimaal kan uitvoeren. De griffie is een klein, enthousiast team bestaande uit de raadsgriffier (tevens aanvoerder van het team), een adjunct-griffier, twee raadsadviseurs en drie ondersteunende griffiemedewerkers.
De Griffie werkt in een dynamische omgeving; er komt veel op hen af, ook tijdens de avonduren; geen week is hetzelfde. Vergaderingen, werkbezoeken, vragen van inwoners, themabijeenkomsten… Zij adviseren, ondersteunen, bereiden voor, plannen, zorgen dat stukken op de juiste plek en tijdig beschikbaar zijn. Ook op het laatste moment.
In verband met het minder beschikbaar zijn van twee griffiemedewerkers tot het einde van het jaar, zijn ze op zoek naar tijdelijke invulling van deze vacature.
De Griffie is op zoek naar een vakbekwame en enthousiaste griffiemedewerker
Wie ben jij?
Jij zorgt samen met de andere ondersteuners dat het gehele proces van vergaderen snel en nauwkeurig verloopt; van de agenda, regelen van zaaltjes, stukkenstroom tot aan de schriftelijke en technische vragen. Kortom, alles wat nodig is om de gemeenteraad zo goed mogelijk te faciliteren.
Je houdt het raadsinformatiesysteem up-to-date. Daarnaast ondersteun je de raadsadviseur bij het organiseren van werkbezoeken, themabijeenkomsten, excursies en andere bijeenkomsten van de raad. Het kost je totaal geen moeite om werkzaamheden die door elkaar heen lopen goed te organiseren.
Flexibiliteit en nauwkeurigheid zitten in jouw genen. In stressvolle situaties blijf je rustig.
Solliciteer niet als je moeite hebt met werken tijdens de avonduren; dat doen we namelijk best vaak! Je bent een aanpakker, denkt graag mee en vindt het leuk om in een klein, dynamisch en soms hectisch team te werken.
Wat ga je doen?
- Je zorgt dat alle informatie die aan de raad gericht is via het raadsinformatiesysteem iBabs beschikbaar wordt gesteld;
- Je verwerkt en bewaakt de technische en schriftelijke vragen en moties en amendementen;
- Je organiseert raadsbijeenkomsten, werkbezoeken, themabijeenkomsten, excursies en alle andere bijeenkomsten van de raad;
- Je staat raadsleden, inwoners en ambtenaren te woord die contact zoeken met de Griffie, en zorgt ervoor dat actie ondernomen wordt;
- Je voert algemene administratieve en secretariële werkzaamheden uit binnen het team van de Griffie;
- De afhandeling van declaraties en facturen, fractievergoedingen pak je samen met je collega ondersteuners op;
- En je reageert natuurlijk op alle ‘is dit al geregeld?’-vragen. Ook na vijven…
Functie-eisen
Wat vragen we verder nog van je?
- Je hebt ervaring in een administratieve / ondersteunende functie;
- Ervaring met iBabs, het raadsinformatiesysteem wat gebruikt wordt, vinden wij een pré;
- Je hebt feeling met ICT en verschillende applicaties;
- Bekendheid met processen van een gemeentelijke organisatie is een pré;
- Bekendheid met (raads)communicatie is een pré;
- Je hebt minimaal mbo 4 werk- en denkniveau.
Arbeidsvoorwaarden
- Startdatum: z.s.m. na ontvangst VOG (in overleg)
- Duur: t/m eind december 2026
- Aantal uren week: 28 - 36 uur, bij voorkeur fulltime
- Inschaling: 9 (gemeente CAO)
- Gesprekken: 28 juli tussen 13.00 uur - 16.00 uur
- Zzp'ers uitgesloten
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Randstad Professional. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.