Tijdelijke ondersteuning voor de domeinmanagers
Vanwege toegenomen werkdruk binnen het MT zijn wij op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van de vijf domeinmanagers. Het gaat om een inzet van maximaal 36 uur per week voor een periode van ongeveer zes maanden. De domeinmanagers kunnen naar behoefte een beroep doen op deze ondersteuning.
De inzet richt zich op drie hoofdterreinen:
- Agenda- en tijdmanagement
- Overlegondersteuning
- Kwartiermaker vaste ondersteuning domeinmanagers
Deze tijdelijke ondersteuning zorgt voor rust, overzicht en continuïteit, zodat de domeinmanagers zich kunnen blijven richten op hun strategische, inhoudelijke en leidinggevende verantwoordelijkheden.
1. Agenda- & Tijdmanagement
De managementassistent zorgt voor structuur, overzicht en een efficiënte planning. Hiermee wordt tijdsdruk verminderd en worden prioriteiten beter bewaakt.
Taken:
- Bewaken, structureren en actueel houden van de agenda’s van de domeinmanagers.
- Dagelijkse agendavoorbereiding, inclusief relevante stukken, dossieroorden en dagmappen.
- Prioriteren en logisch clusteren van afspraken voor optimale tijdsbesteding.
- Filteren, selecteren en voorbewerken van binnenkomende mails, documenten en berichten.
- Organiseren van locaties, vergaderruimtes en benodigde faciliteiten.
- Signaleren van knelpunten of onhaalbare planningen en hier proactief op anticiperen.
2. Overlegondersteuning
De managementassistent ondersteunt de voorbereiding, uitvoering en opvolging van diverse overleggen. De rol is gericht op structuur, overzicht en voortgang. Daarnaast kunnen de werkzaamheden ook administratieve taken omvatten die voortkomen uit de Wet verbetering Poortwachter.
Taken:
- Voorbereiden, plannen en organiseren van overleggen, bijeenkomsten en interne afstemmingsmomenten.
- Bijhouden, bewaken en actualiseren van actielijsten en zorgen voor tijdige opvolging.
- Zorgdragen voor duidelijke en volledige verslaglegging.
- Ordenen, actualiseren en vindbaar houden van informatie in documentmappen en (online) omgevingen zoals SharePoint en MS Teams.
- Signaleren van knelpunten, onduidelijkheden en verbeterkansen in planning, afstemming en informatievoorziening.
- Regelen van faciliteiten, materialen en praktische voorbereidingen voor bijeenkomsten.
- Indien nodig lichte coördinatie van kleine processtappen om voortgang te borgen.
3. Kwartiermaker vaste ondersteuning
De domeinmanagers zijn niet gewend te werken met managementondersteuning. Van de tijdelijke medewerker verwachten we dat deze samen met de domeinmanager de behoefte vaststelt voor de langere termijn en dit uitwerkt in een voorstel.
· Vaststellen van de behoefte van de domeinmanagers m.b.t. ondersteuning
· Opstellen van een concreet voorstel voor de permanente invulling van de ondersteuning
Functie-eisen
Werk- en denkniveau: Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding (bij voorkeur richting secretarieel/officemanagement), HBO werk- en denkniveau.
Ervaring: Minimaal 3 tot 5 jaar actuele werkervaring als (interim) managementassistent, directiesecretaris of vergelijkbaar.
Overheidservaring: Recente werkervaring binnen een gemeente of (lokale) overheid is een sterke pré in verband met de benodigde politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
Complexe ondersteuning: Aantoonbare ervaring met het gelijktijdig agendabeheer en de overlegondersteuning voor meerdere managers.
Digitale vaardigheden: Uitstekende beheersing van MS Office 365 (o.a. Teams, SharePoint, Outlook).
Kwartiermaken / Adviseren: Ervaring met het inrichten van nieuwe ondersteuningsstructuren en het adviseren van management over de invulling hiervan.
HR / Verzuim: Kennis van en ervaring met (lichte) administratieve processen rondom de Wet verbetering Poortwachter.
Regie pakken (Proactief): De domeinmanagers zijn niet gewend aan ondersteuning. Jij neemt tactvol maar doortastend het initiatief om werk uit handen te nemen.
Organisatiesensitief: Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie en past je communicatie hierop aan.
Structurerend & Pragmatisch: Je bent een 'hands-on' organisator die direct rust en overzicht brengt in agenda's, mailboxen en documentstromen.
Adviserend: Je kunt goed observeren en jouw bevindingen vertalen naar een concreet advies voor vaste formatie in de toekomst.
Arbeidsvoorwaarden
- Z.s.m. starten, opdracht voor circa 6 maanden met kans op verlenging
- Gesprekken vinden plaats na de zomervakantie (week 36/37)
- 32 - 36 uur per week
- We zoeken iemand met minimaal 5 jaar werkervaring
- Schaal 8
- Zzp'ers uitgesloten
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Randstad Professional. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.