Bij DG Herstel Toeslagen ondersteun je de informatiemanager en projectleider informatiehuishouding bij het aanbrengen van structuur in de documentstromen en het borgen van een robuuste informatiehuishouding. In deze functie draag je bij aan het opzetten en onderhouden van een centrale, gestructureerde archiefomgeving, zodat alle documenten op een uniforme, conforme en duurzame wijze worden beheerd. Deze functie betreft een inzet van 32 tot 36 uur per week.
• Documentarchivering en metadatering:
- Inrichten en beheren van een centrale archiefomgeving volgens vastgestelde (en indien nodig zelf ontwikkelde) kaders en richtlijnen.
- Zorgen voor een systematische registratie, metadatering en correcte opslag van documenten, zodat deze altijd snel en betrouwbaar toegankelijk zijn.
- Periodiek zorgdragen voor de archivering van documenten uit samenwerkingsruimten in het archiefsysteem Digidoc en andere vergelijkbare systemen.
• Kwaliteitsbewaking en conformeren aan wet- en regelgeving:
- Bijhouden procesregistratie inclusief procesmetadata
- Invoeren en uitvoeren van regelmatige kwaliteitscontroles, zodat de informatiehuishouding voldoet aan de eisen van de Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en andere relevante normen.
- Signaleren van knelpunten en doen van concrete verbetervoorstellen.
• Samenwerking en ketenbeheer:
- Afstemmen met interne belanghebbenden (zoals CDIO, CIO-Office en andere afdelingen) en externe ketenpartners over de ordening, classificatie en overdracht van informatie.
- Ontwikkelen van maatwerkoplossingen die aansluiten op de tactische standaarden, maar ruimte bieden voor lokale aanpassingen.
• Kennisbeheer en interne ondersteuning:
- Ondersteunen van de organisatie bij de instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers om kennisverlies te minimaliseren en continuïteit te waarborgen.
- Initiëren en begeleiden van trainingen en bewustwordingscampagnes op het gebied van informatiebeheer.
• Rapportage en verbetering:
- Opzetten van een periodiek rapportagesysteem dat de status van de informatiehuishouding inzichtelijk maakt voor zowel interne als externe belanghebbenden.
- Actief bijdragen aan een feedbackmechanisme, zodat praktijkervaringen worden vertaald naar verbeteringen in de vastgestelde standaarden.
Functie-eisen
Harde eisen (Must haves)
- Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
- Kandidaat beschikt over kennis van en minimaal 3 jaar werkervaring met informatiebeheer.
Wensen
- Mate waarin de kandidaat kennis heeft van en ervaring heeft met informatiebeheer
- Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met document management systemen en archivering.
- Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde competenties en vaardigheden (toetsbaar in CV, motivatie en/of mogelijk gesprek).
- Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.
Competenties
- Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau
- Je beschikt over een relevante hbo-opleiding op het gebied van informatiebeheer, informatiemanagement of archiefwetenschappen of gelijkwaardig.
- Je bent bekend met of bereid om snel kennis te maken met wettelijke kaders zoals de Archiefwet, AVG, BIO/NIS2 en de bijbehorende richtlijnen.
- Je hebt een analytische en gestructureerde werkhouding en kunt complexe informatiestromen overzichtelijk maken.
- Ervaring binnen een overheidsorganisatie is een pré, maar geen vereiste.
- Je bent communicatief sterk
- Zelfstandig
- een echte verbinder die collega's weet te enthousiasmeren voor een gestructureerde aanpak.
Arbeidsvoorwaarden
Bedrijfsinformatie
Financiën Beleidsdepartement is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Financiën Beleidsdepartement.
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Randstad Professional. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.