Voor een tijdelijke functie van 36 uur per week zoeken wij een ervaren bestuursondersteuner voor de ondersteuning van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders.
Jouw werk lijkt op het leggen van een complexe planningspuzzel. Je vindt ruimte waar anderen die niet zien, houdt overzicht in een volle agenda en denkt altijd een stap vooruit. Dankzij jouw organisatietalent, bestuurlijke sensitiviteit en proactieve houding kunnen bestuurders en directie optimaal functioneren.
Hier ga je werken
Je komt terecht in het Bestuurs- en Directiesecretariaat, een team van acht ervaren collega's. Samen zorgen jullie voor een professionele en soepele ondersteuning van het college van B&W, de gemeentesecretaris en de directie.
Samenwerken, kennis delen en elkaar versterken staan centraal. We zoeken een betrokken en loyale collega die graag de handen uit de mouwen steekt en samen met het team zorgt voor een uitstekende dienstverlening.
Dit ga je doen
Geen dag is hetzelfde. Je bent een belangrijke schakel tussen bestuur, directie en organisatie en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Je houdt je onder andere bezig met:
Complex agendabeheer
Je beheert de agenda van de gemeentesecretaris en het college van burgemeester en wethouders en zorgt ervoor dat afspraken efficiënt en in samenhang worden gepland.
Ondersteuning van de directievergadering
Je verzorgt de secretariële ondersteuning van de directievergadering, notuleert en bewaakt de voortgang van acties en afspraken.
Werken met digitale systemen
Je werkt met digitale systemen zoals het zaaksysteem, Microsoft Teams en iBabs.
Ondersteuning en achtervang
Je ondersteunt collega's binnen het Bestuurs- en Directiesecretariaat en draagt samen bij aan een optimale dienstverlening.
Correspondentie
Je behandelt inkomende en uitgaande correspondentie en beheert documenten en dossiers zorgvuldig en vertrouwelijk.
Omdat jij en je collega's elkaar vervangen tijdens ziekte, verlof en vakanties, ben je breed inzetbaar. Jullie maken duidelijke afspraken, helpen elkaar waar nodig en zorgen samen voor continuïteit.
Functie-eisen
Jouw talenten
Als bestuursondersteuner ben je een stevige professional die overzicht houdt, snel schakelt en zorgvuldig werkt. Daarnaast beschik je over de volgende kwaliteiten:
Proactief en accuraat
Je denkt vooruit, signaleert wat nodig is en zorgt dat zaken goed geregeld zijn.
Communicatief sterk
Je communiceert helder en tactvol en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
Organisatietalent
Je organiseert bijeenkomsten en overleggen tot in de puntjes en houdt daarbij oog voor detail.
Politiek-bestuurlijk sensitief
Je begrijpt bestuurlijke verhoudingen en beweegt je gemakkelijk binnen een gemeentelijke organisatie.
Flexibel en verbindend
Je springt bij waar nodig, werkt prettig samen en draagt bij aan een positieve teamsfeer.
Kennis en ervaring
Je beschikt over een afgeronde secretariële opleiding en minimaal drie jaar relevante werkervaring.
Ervaring binnen een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving is een eis Je bent digitaal vaardig en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
Iemand moet instapklaar zijn. Dus daadwerkelijk aantoonbaar ervaring met directieondersteuning en directieverslaglegging. Concrete ervaring met bestuur is een pré. Ervaring in gemeente is meer dan pré. Al is dat ook afhankelijk van het aanbod.
Arbeidsvoorwaarden
Startdatum zsm
Duur 6 maanden, optie tot verlenging
36 uur - niet minder!
Vaste werkdagen ma - do - vrijdag : thuiswerken in overleg
Detachering, Zzp uitgesloten
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Randstad Professional. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.