Opdrachtomschrijving: Subsidieregelaar 8 tot 16 uur per week
Aanleiding en context
Voor de tijdelijke ondersteuning van de subsidieregeling kleinschalige evenementen zoekt de gemeente Tilburg een subsidieregelaar. Wegens de jaarlijkse openstelling van deze regeling moeten circa 85 subsidieaanvragen voor evenementen in de gemeente administratief worden verwerkt. Door een vervroegde aanvraagperiode (1 oktober t/m 1 november) vinden de beoordeling en afhandeling eerder in het jaar plaats, waardoor er tijdelijk extra capaciteit nodig is.
Werkzaamheden
Als subsidieregelaar zorg je voor een accurate verwerking en afhandeling van de aanvragen. De taken bestaan onder andere uit:
- Controle en dossierbeheer: Het controleren van binnengekomen subsidieaanvragen op volledigheid, het opvragen van ontbrekende stukken bij aanvragers en het digitaal inrichten en bijhouden van de dossiers.
- Financiële registratie: Het beheren en accuraat bijhouden van het stelpostenoverzicht.
- Commissieondersteuning: Het bijwonen van twee commissiebijeenkomsten op 19 en 26 november.
- Communicatie: Het telefonisch en/of schriftelijk contact opnemen met aanvragers over de uitkomst van hun aanvraag (met name toelichting geven bij afwijzingen).
- Afhandeling en uitbetaling: Het opstellen en verzenden van officiële beschikkingen en het klaarzetten van de bijbehorende betalingen.
Planning en inzet
- Periode: Oktober tot en met december.
Werkbelasting:
- Oktober: Voornamelijk voorbereidende werkzaamheden die gefaseerd binnenkomen.
- Eind november t/m december: Piekbelasting direct volgend op de commissiebehandelingen, waarin de circa 85 aanvragen administratief definitief worden afgehandeld.
- Beschikbaarheid: Aanwezigheid tijdens de commissiebijeenkomsten op 19 en 26 november is een vereiste.
Profiel en functie-eisen
- Werk- en denkniveau: Aantoonbaar administratief sterk en gewend om nauwkeurig, gestructureerd en procesmatig te werken.
- Systemen: Digitaal vaardig; maakt zich nieuwe software en systemen snel eigen.
- Competenties: Zorgvuldig in dossier- en subsidiebeheer, communicatief vaardig (tactvol in het contact met aanvragers bij afwijzingen) en flexibel ten aanzien van piekbelasting.
- Pré: Relevante werkervaring met gemeentelijke administratieve processen en/of subsidieverstrekking.
Organisatorische inbedding
De subsidieregelaar maakt deel uit van het team Evenementen en werkt in nauwe samenwerking met de vaste collega's binnen dit team. De aansturing vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de teammanager Promotie, Acquisitie en Accountmanagement.
Inclusiviteit en diversiteit
Uiteraard staat deze vacature open voor iedereen die zich hierin herkent. We geloven dat diverse teams van belang zijn voor ons als lerende organisatie, die voorop wil blijven lopen in de wereld van werk. Want juist verschillen tussen mensen zorgen voor groei. Van collega's, klanten, kandidaten en daarmee van Randstad Professional. Heb jij een uniek talent? We ontmoeten je graag.